生成AI活用の現状と可能性―文章作成がもたらす業務改革

仕事の中で「文章を書く」というタスク、意外と時間がかかりませんか？
顧客への提案資料や報告書、プレゼンのスライド作成、セミナーのテキスト作り、さらには顧客対応メールまで

すべてを自分で考え、構成し、仕上げるのは一苦労です。

特に、書き手のスキルが求められる場面では
「何をどう書けば伝わるのか」
に迷う時間が長くなりがちです。

私もこれまでの人生で、どれだけ、この作業に時間を割いてきたことか。

顧客には丁寧さが求められ、上司には簡潔さが重要、プレゼンでは説得力が必要、セミナーテキストはわかりやすさが重要と、状況によって文章のトーンや構成が大きく異なります。

こうした中、野村総合研究所の調査によれば、「ChatGPT」を認知している人は72.2％、利用経験がある人は20.4％にのぼるそうです。

特に利用される目的の上位3つが「文章の作成」「情報収集」「文章の要約」であることから、多くの人がこの課題を生成AIで解決しようとしていることが伺えます。

あなたも「文章作成を誰が手伝って！」と考えたことはありませんか？

私は何度もあります。

そして、会社員時代は、部下に任せたりしたけど、結局手直しが多く
「あれ？これってかかっている時間って変わらなくない？」
というようなことも…

■文章作成の課題を放置するとどうなる？

文章を書くスキルは、日々の仕事の効率や成果に大きく影響します。

それにもかかわらず
「書くのに時間がかかる」
「効果的な文章が書けない」
という課題を抱えたままでいると、次のような問題が生じるかもしれません。

1. 作業効率が低下する

文章作成に時間を取られることで、他の業務が後回しになってしまう。
これは特に事業者にとっては致命的です。

この「文章が原因の時間泥棒」が大きな負担となることがあります。

2. 意図が伝わらず、結果に影響する

これも嫌ですよね。
文章を書くからには目的がある。

でも、伝えるべき内容が曖昧だったり、トーンが相手に合わなかったりすると、顧客に誤解を与えたり、プレゼンやセミナーがうまくいかない可能性が高まります。

最終的に信頼を損ねたり、商談がまとまらないリスクさえ生じることも。

3. 精神的な負担が増える

「何を書けばいいかわからない」
「頑張って書いたけど、なんかしっくりこない」
と悩む時間が続くと、やる気が低下し、ストレスが増える原因に。

文章作成が苦手な人にとって、毎回この課題に直面するのは精神的な負担です。

こうしたリスクを放置していては、結果的に仕事の質や成果に影響が出てしまいます。

■AI活用で文章作成の悩みを解決する

文章作成の悩みを抱える多くの人が、生成AIに注目している理由はシンプルです。

「スキルがなくても、AIが文章を考えてくれるから」

実際に、私も使ってみて、最初に可能性を感じたのはここでした。

さらにChatGPTが登場した2023年は、出力された文章の精度が5割程度で、便利だけどそのまま使えるモノではなかった。
ところが、2024年にChatGPTも進化＆学習し文章の生成能力が飛躍的に高まったのです。

今や私の文章作成作業の8割は、ChatGPTをベースに作ったAIライターさんにになってもらっています。

では、実際に経営においてどのように活用すればよいのでしょうか？具体的な活用方法を3つご紹介します。

1. 顧客対応のメール作成に活用する

生成AIは、顧客ごとに適したトーンでメールを作成するのが得意です。
例えば
「丁寧で礼儀正しいトーンでお礼メールを作成してください」
といった指示を出すだけで、即座に完成度の高いメールが生成されます。

クレームに対しては
「相手の気持ちに配慮しながらも、この部分を考慮した文章を作成してください」
など、自分で一から考えるよりも、圧倒的に時間を短縮できます。

 

2. プレゼンテーションやセミナーテキストの構成を作る

「説得力のあるプレゼンテーション資料の骨子を考えてほしい」
「ターゲットの○○向けの事例を交えたわかりやすいセミナーテキストの骨子を考えて欲しい」

という依頼にも、生成AIは対応できます。

さらに「視覚的にわかりやすいスライド用の文章を短くまとめてほしい」といったリクエストも可能です。
これにより、資料作成の手間が大幅に軽減されます。

3. 情報収集の効率化に使う

文章を書く前の下調べにも生成AIは有効です。
「〇〇についての概要を教えて」
「〇〇に関する最新のデータを集めてほしい」
といった質問を投げかければ、必要な情報を迅速に提供してくれます。

これを元に自分なりの内容を加えるだけで、調査や執筆の時間が大幅に短縮されるでしょう。

■今すぐ一歩を踏み出そう！

生成AIの普及は、もはや避けられない流れです。
そして、文章作成という一見地味なタスクこそが、AIを活用することで大きく効率化できる分野でもあります。

AIを使いこなすには、まずは一歩を踏み出すことが大切です。
ChatGPTの無料プランから試してみたり、具体的な業務にAIを当てはめる方法を学んだりすることで、その効果を実感できるでしょう。

文章作成にかかる時間を減らし、その分をより創造的な仕事や新たな挑戦に充てませんか？
生成AIが、あなたの働き方を変える強力なツールとなるはずです！

どれを使ったらいいかわからない人は、まずはChatGPTでよいでしょう。

▼ChatGPT
https://chatgpt.com/

また、こちらも無料で使えて便利です

▼天秤AI
https://tenbin.ai/

さらに、情報収集はChatGPTよりも検索に特化したAIの活用がおススメです。
情報の出典元まで示してくれます。

▼パープレキシティ
https://www.perplexity.ai/

▼Felo
https://felo.ai/ja/search
※日本で開発された検索に特化したAI